AVV

Vereinbarung über die Auftragsverarbeitung (“AVV” oder “Vereinbarung”) zwischen Unternehmen und JOIN

PRÄAMBEL

JOIN hat es sich zur Aufgabe gemacht, Arbeitskräfte und Unternehmen weltweit miteinander zu vernetzen. Unternehmen können über die JOIN-Plattform, die unter https://join.com zu erreichen ist (nachfolgend “Plattform“), vakante Stellen inserieren sowie Bewerber und Bewerbungen zentral verwalten. Das Angebot von JOIN ist darauf ausgerichtet, im Recruiting-Prozess eine Arbeitserleichterung für Unternehmen und Arbeitnehmer gleichermassen zu schaffen, insbesondere in der Allokation von geeigneten Kandidaten und in der Vereinfachung des Bewerbungsprozesses. Zudem wird Kandidaten über die Plattform die Möglichkeit geboten, nach interessanten Jobangeboten zu suchen und sich über offene Stellen zu informieren.

Das Unternehmen kann auf der Plattform konkrete Bewerbungsverfahren über ein webbasiertes Management-Tool verwalten (“Bewerber-Managementtool“). In diesem Rahmen werden die hierüber vom Unternehmen generierten personenbezogenen Daten für den jeweiligen Bewerbungsprozess durch JOIN als Auftragsverarbeiter für das Unternehmen als Verantwortlicher im Sinne der geltenden Datenschutzgesetze verarbeitet. Im Rahmen der anderen Angebote von JOIN, wie z.B. die Allokation von geeigneten Kandidaten oder die Angebote für Kandidaten, werden personenbezogene Daten durch JOIN als Verantwortlicher im Sinne der geltenden Datenschutzgesetze verarbeitet.

Dieser AVV dient der Absicherung der Parteien gegen die zweckfremde Verwendung der im Bewerber-Managementtool verarbeiteten personenbezogenen Daten, der Wahrung des Datenschutzes durch JOIN wegen der ihm durch das Unternehmen zur Kenntnis gelangten personenbezogenen Daten sowie der Beachtung der gesetzlichen Vorgaben für den Fall, dass die Geschäftsbeziehung vom Unternehmen und JOIN als eine Auftragsverarbeitung beurteilt werden sollte.

Diese AVV ist Bestandteil jedes Service-Agreements der Parteien, es sei denn, in einem zeitlich nach Zustandekommen dieser AVV abzuschliessenden Vertrag wird Abweichendes ausdrücklich vereinbart. Dieses Dokument einschliesslich aller Anlagen konkretisiert zudem die datenschutzrechtlichen Verpflichtungen der Parteien aus dem zugrundeliegenden Service-Agreement wie folgt:

Content

• Anwendungsbereich und Begriffsbestimmungen

• Gegenstand und Dauer des Auftrags

• Rangverhältnis der vertraglichen Vereinbarungen

• Zweck, Umfang und Art der Datenverarbeitung

• Kreis der Betroffenen

• Art der personenbezogenen Daten

• Rechte und Pflichten des Unternehmens

• Pflichten von JOIN

• Datenschutzkontrolle und Auditrechte

• Unterauftragsverhältnisse und Subunternehmer

• Datengeheimnis

• Technische und organisatorische Massnahmen

• Formklausel

• Gerichtsstand

• Sonstiges

• ANHANG 1 zum AVV

• ANHANG 2 zum AVV

• Anwendungsbereich und Begriffsbestimmungen

1.1 Die nachfolgenden Bestimmungen finden nur Anwendung auf Leistungen von JOIN, die im Rahmen des Service-Agreements, insbesondere des Bewerber-Managementtool, als Auftragsverarbeitung zu qualifizieren sind.

1.2 Sofern in dieser Vereinbarung der Begriff „Datenverarbeitung“ oder „Verarbeitung“ von Daten benutzt wird, ist darunter allgemein die Verwendung von personenbezogenen Daten zu verstehen. Datenverarbeitung oder das Verarbeiten von Daten bezeichnet jeden mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten. Der Begriff hat überdies die Bedeutung, die ihm gem. Art. 4 Nr. 2 der Datenschutz-Grundverordnung (“DSGVO“) bzw. Art. 3 lit. a des Schweizer Datenschutzgesetzes (“DSG“) zuerkannt ist (DSGVO und DSG gemeinsam “geltende Datenschutzgesetze“).

1.3 Auf die weiteren Begriffsbestimmungen in Art. 4 DSGVO und Art. 3 DSG wird verwiesen.

• Gegenstand und Dauer des Auftrags

2.1 Unter dieser AVV verarbeitet JOIN personenbezogene Daten ausschliesslich im Auftrag und nach Weisung des Unternehmens. Hierunter fallen insbesondere diejenigen Verarbeitungsprozesse, die JOIN für das Unternehmen über das Bewerber-Managementtool ausschliesslich zum Bewerbungs-Management nach Massgabe des Service-Agreements bereitstellt. In diesem Service-Agreement sowie in Ziff. 4 haben die Parteien die Angaben nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO, insbesondere Gegenstand und Dauer der Auftragsverarbeitung, sowie Umgang, Art und Zweck der vorgesehenen Datenverarbeitung, Art der Daten und Kreis der Betroffenen, festgelegt.

2.2 Die Auftragsverarbeitung durch JOIN im Auftrag des Unternehmens erfolgt insbesondere gemäss Art. 28 DSGVO sowie Art. 10a DSG. Das Unternehmen bleibt stets die für die Datenverarbeitung verantwortliche Stelle.

• Rangverhältnis der vertraglichen Vereinbarungen

Die Bestimmungen dieser AVV sind integraler Bestandteil des Service-Agreements zwischen den Parteien und gehen den weiteren vertraglichen Vereinbarungen der Parteien vor, insbesondere Verträgen, sofern und soweit die Bestimmungen in diesen weiteren vertraglichen Vereinbarungen von denjenigen dieser AVV zum Nachteil des Unternehmens abweichen. Ziff. 1.1. bleibt hiervon unberührt. Die Bestimmungen dieser AVV finden keine Anwendung auf die Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die JOIN als Verantwortlicher im Rahmen des Service-Agreement gegenüber dem Unternehmen erbringt.

• Zweck, Umfang und Art der Datenverarbeitung

Als Zweck der Auftragsverarbeitung bestimmen die Parteien die Erfüllung der Vertragszwecke gemäss Service-Agreement, insbesondere die Durchführung und das Management von konkreten Bewerbungsverfahren, die dem Unternehmen über das Bewerbermanagement-Tool auf der Plattform von JOIN ermöglicht werden. Umfang und Art der Datenerhebung, -verarbeitung und/oder -nutzung personenbezogener Daten werden durch die Bestimmungen des Service-Agreements bestimmt und durch die tatsächlich von Unternehmen in Anspruch genommenen Leistungen konkretisiert.

• Kreis der Betroffenen

Der Kreis der durch den Umgang mit den personenbezogenen Daten im Rahmen des Service-Agreements betroffenen Personen umfasst insbesondere

• Kandidaten für die jeweils durch das Unternehmen über die Plattform publizierten Stellen; und

• Mitarbeitende des Unternehmens.

• Art der personenbezogenen Daten

Von der Auftragsverarbeitung sind insbesondere folgende Datenarten betroffen:

• Personenstammdaten der Kandidaten (z.B. Namen, Anrede, Titel/akademischer Grad, Geburtstag, Telefonnummer, E-Mail-Adresse),

• die von den Bewerbern übermittelten Daten, (Bewerberdaten; Lebenslauf, Referenzen, Zeugnisse, Zertifikate etc.),